Posez une question précise avec quelques choix fermés, laissez chacun voter de son côté, et décidez avec le résultat sous les yeux. Le « Sondage de préparation » d’Alexevent sert à cela : vous écrivez la question, les invités votent depuis leur téléphone, et la décision se lit en un coup d’œil.
Pourquoi demander l’avis des invités avant de décider ?
Demander l’avis des invités est une bonne habitude : une fête dont la date, le lieu ou le menu ont été choisis avec eux réunit des gens qui se sentent attendus. Ce qui aide, c’est la forme de la question. « Quand est-ce que ça vous arrange ? », posé dans une conversation de trente personnes, appelle une discussion ; « le samedi 14 juin, êtes-vous disponible ? », avec « oui » et « non », appelle un vote, et un vote se compte.
Alexevent propose pour cela le « Sondage de préparation », un projet qu’on ajoute à l’événement pour trancher ce qui doit l’être avant la fête.
Comment fonctionne le Sondage de préparation ?
Il fonctionne en trois temps.
- Vous posez la question à trancher, avec ses propositions : une date, un lieu, un menu, une activité.
- Les invités votent chacun de son côté, depuis leur téléphone ou leur ordinateur, au moment qui leur convient.
- Vous décidez avec le résultat sous les yeux.
Un même sondage peut contenir plusieurs questions. Si la fête est une surprise, la personne fêtée ne voit rien de ce projet pendant la préparation.
Il ne se confond pas avec l’animation « Sondage », faite pour s’amuser le jour J : là, on vote sur une question sans enjeu, et l’on regarde le résultat ensemble pendant la fête.
Comment consulter les invités, étape par étape ?
- Créez l’événement. Si la date fait partie des questions, choisissez « à définir » à l’étape de la date.
- Ajoutez le projet « Sondage de préparation ».
- Écrivez vos questions avec leurs propositions, trois ou quatre par question. Au-delà, les votes se dispersent et le résultat tranche moins bien.
- Publiez l’événement et invitez les participants. Le sondage leur est ouvert dès leur arrivée.
- Relancez depuis Alexevent, si nécessaire, ceux qui n’ont pas encore rejoint la fête.
- Lisez les réponses, décidez, puis reportez la décision dans l’événement : la date, le lieu ou le programme.
Comment bien formuler la question ?
Pour une date, chaque invité ne choisit qu’une proposition par question. Si vous voulez savoir quelles dates conviennent à chacun, posez une question par date, avec « oui » et « non ».
Pour un lieu, donnez les éléments qui comptent dans chaque proposition, comme la distance ou le prix par personne, pour que le vote porte sur des faits.
Pour une dépense partagée, un cadeau commun ou une location, posez la question avant d’engager la somme. Un montant se discute plus librement dans un vote qu’une fois la réservation faite.
Voici la consigne qu’un organisateur peut écrire en tête du sondage, pour que chacun sache ce qu’on attend de lui :
Trois questions, deux minutes : la date, le lieu et ce qu’on mange. Répondez même si vous n’êtes pas sûr de venir, ça nous aide à choisir. On tranche dimanche soir et on vous dit tout.
À quoi cela ressemble-t-il pour de vrai ?
Pour les retrouvailles de sa promotion, dix ans après le diplôme, Ilan avait une liste de trente-quatre anciens élèves dispersés entre Lille, Nantes et Bruxelles. Il a créé l’événement avec une date à définir, ajouté un « Sondage de préparation » avec trois questions : trois samedis de mai, deux villes, et un repas au restaurant ou un pique-nique. Les votes sont arrivés en quatre jours, les retardataires après une relance. Le samedi 23 mai à Nantes, pique-nique, l’a emporté nettement ; la ville a été serrée, et Ilan a choisi en regardant qui avait voté quoi, pour que ceux qui venaient de loin ne soient pas les mêmes deux fois. Il a reporté la date et le lieu dans l’événement, et ajouté dans « Infos pratiques » un champ pour le covoiturage. Vingt-six personnes sont venues, dont trois qu’il n’avait pas vues depuis la remise des diplômes.
Pour quelles fêtes le sondage sert-il le plus ?
Une cousinade, des retrouvailles d’anciens élèves ou un week-end entre amis se jouent souvent sur la date avant tout. Un enterrement de vie de célibataire se joue plutôt sur le budget et l’activité. Une fête de famille, sur le menu et le lieu.
Pour les questions pratiques qui ne se votent pas, comme le covoiturage ou les régimes alimentaires, le projet « Infos pratiques » convient mieux : chacun y donne sa situation au lieu de choisir une option.
Combien ça coûte, et quelles sont les limites ?
Alexevent est gratuit, jusqu’à 50 invités par événement et 300 Mo de photos et de vidéos. Le « Sondage de préparation » est compris, avec autant de questions que vous voulez.
Un sondage donne une tendance, et c’est à vous de trancher. Chaque votant rejoint l’événement avec son compte, créé en une minute, et vote en son nom ; pour faire voter les retardataires, relancez-les depuis Alexevent.
Questions fréquentes
Où lire les résultats du sondage ?
Dans le suivi des participations du projet, depuis votre compte d’organisateur ou de co-organisateur. On y voit qui a répondu et le détail de chaque réponse.
Peut-on proposer une réponse libre ?
Le sondage fonctionne par propositions fermées. Pour recueillir des réponses en toutes lettres, le projet « Infos pratiques » accepte des champs à remplir librement.
Peut-on sonder les invités avant de fixer la date ?
Oui. Un événement peut être publié avec une date à définir, puis complété une fois le résultat connu.
La personne fêtée peut-elle voter ?
Si la fête n’est pas une surprise, elle participe comme les autres invités. Si c’est une surprise, le sondage lui reste caché.