Tout dépend du risque que le lien circule au-delà des personnes prévues. Alexevent propose quatre modes d’accès : Ouvert à tous, Ma liste d’invités, Validation manuelle et Fermer les inscriptions. Vous pouvez en changer à tout moment.
Le lien qui circule plus loin que prévu
Un lien d’invitation se transfère en deux gestes. Pour une fête de famille, c’est plutôt une bonne nouvelle : la cousine le fait suivre à son frère qu’on avait oublié. Pour les 18 ans d’un lycéen, c’est un risque réel : le lien passe d’un groupe à l’autre et des inconnus arrivent sur la page. Entre les deux, un pot au bureau où le lien finit dans la mauvaise liste de diffusion.
Choisir un mode d’accès revient à décider ce qui se passe quand quelqu’un d’inattendu ouvre le lien.
Les quatre modes d’accès
Le mode se choisit dans le parcours de création, à la question « Qui peut participer ? ».
- Ouvert à tous : quiconque a le lien entre et participe aussitôt. C’est le plus simple, et c’est le réglage appliqué tant que vous n’avez rien choisi.
- Ma liste d’invités : une personne dont l’adresse figure dans votre liste entre directement. Les autres créent leur compte et passent en attente de votre accord.
- Validation manuelle : chaque nouvelle personne attend que vous la laissiez entrer, même si vous connaissez son adresse.
- Fermer les inscriptions : plus personne n’entre par le lien ou le code. Ceux qui sont déjà là continuent de participer normalement.
Dans tous les cas, l’arrivant voit d’abord une page d’accueil aux couleurs de la fête, avec le formulaire pour rejoindre. Le contenu, lui, reste réservé aux invités validés.
Les étapes pour régler l’accès
- À la création, répondez à la question « Qui peut participer ? » selon votre situation.
- Si vous choisissez Ma liste d’invités, collez les adresses des invités prévus : elles seront reconnues à leur arrivée.
- Surveillez l’onglet des personnes qui attendent votre feu vert. Chacune y figure avec son prénom ou son adresse e-mail.
- Validez ou bloquez chaque demande. Une personne bloquée ne peut plus participer, et vous pouvez revenir sur ce choix.
- Changez de mode quand la situation évolue, par exemple en fermant les inscriptions la veille de la fête.
- Retirez un invité si nécessaire. S’il n’a rien ajouté, il disparaît de la liste ; s’il a participé, ses réponses restent mais ne portent plus son nom, et ses photos sont supprimées.
Quel mode pour quelle fête
Une fête de famille ou un anniversaire entre amis proches : le mode Ouvert à tous suffit généralement. Personne ne se retrouve bloqué devant une porte, et un oubli se répare tout seul.
Des 18 ans ou une fête d’étudiants : Ma liste d’invités, ou Validation manuelle, évite qu’un lien transféré fasse entrer des inconnus dans l’album photo.
Un départ en retraite ou un pot entre collègues : la liste d’adresses professionnelles fonctionne bien. Celui qui utilise son adresse personnelle passe en attente, et vous le reconnaissez d’un coup d’œil.
Une surprise : le mode d’accès ne suffit pas à protéger le secret. Activez aussi le mode surprise, qui empêche la personne fêtée de voir quoi que ce soit avant l’ouverture, même si elle reçoit le lien.
Ce que ça coûte, et les limites
Les quatre modes font partie de l’offre gratuite, disponible sans frais pendant la phase de lancement. Les invités ne paient jamais.
Le plafond de 50 invités par événement pendant le lancement s’applique quel que soit le mode. Quand il est atteint, un nouvel arrivant n’est pas mis en attente : il voit un message qui lui dit que la fête est complète, distinct de celui des inscriptions fermées. Une liste d’adresses collée d’un bloc s’arrête elle aussi au plafond, et l’écran dit combien d’adresses n’ont pas été ajoutées. Si vous attendez plus de monde, contactez Alexevent pour trouver une solution avant la fête.
Un mode d’accès ne vérifie pas l’identité réelle d’une personne. Il vérifie une adresse e-mail. Si quelqu’un utilise une adresse que vous ne reconnaissez pas, c’est à vous de décider.
Questions fréquentes
Peut-on changer de mode après avoir envoyé les invitations ?
Oui. Le changement s’applique aux prochaines arrivées. Les invités déjà validés gardent leur accès, même si vous fermez les inscriptions.
Que devient un invité bloqué ?
Il ne peut plus participer à la fête, et il ne compte plus parmi les personnes validées. Le blocage est réversible : vous pouvez le lever depuis la liste des invités si c’était une erreur.
Qui peut valider les demandes d’entrée ?
L’organisateur, et les co-organisateurs qui ont le droit de gérer les invités. C’est le cas par défaut, et ce droit peut leur être retiré.
Que voit une personne en attente de validation ?
Un écran qui lui indique que sa demande attend l’accord de l’organisateur. Elle ne voit ni les animations, ni l’album, ni les autres invités tant qu’elle n’est pas validée.